Regler och blanketter

Dataskydds- och registerbeskrivning för Vasa Kenneldistrikt                 

Från och med den 25 maj 2018 tillämpas EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) tillsammans med dataskyddslagen (1050/2018) på behandling av personuppgifter och dessa följs och beaktas av Vasa Kenneldistrikt rf.

Upprättad den 9.10.2019, uppdaterad version godkänd av Kenneldistriktets styrelse den 21.1.2020

Registeransvarig
Vasa Kenneldistrikt r.f. – Vaasan Kennelpiiri ry.
https://www.kennelpiiri.fi/vasa/

+350 40 5625000
vkdsekreterare@gmail.com 

Ansvarsperson för registret
Vasa Kenneldistrikts sekreterare
vkdsekreterare@gmail.com 

Grunder för upprätthållandet av registret
Skötsel av medlemsrelationer, medlemmens medgivande samt ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige. Register behövs för allehanda informationsärenden samt för skötsel av förenings- och medlemsrelationer inom distriktet. Register uppförs efter medlemmars och deltagares medgivande.

Dataskydd vid Vasa Kenneldistrikt
Vasa Kenneldistrikt (senare Kenneldistrikt) har förbundit sig att skydda individers rättigheter och hålla säkert den information som behandlas. I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs hur Kenneldistriktet behandlar (samlar, använder, förvarar och skyddar) personuppgifter som finns i dess register.

Kenneldistriktet kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning vid behov, till exempel om lagstiftningen ändras. Distriktet kan göra förändringar i detta dokument även om Kenneldistriktet utökar eller förbättrar sina tjänster. Ifall utökning av tjänster är aktuell och kan distriktet be de registrerade om ytterligare personuppgifter. Det redogörs alltid för hur användningen av eventuell ny information sker vid datainsamlingstillfället. Denna registerbeskrivning kan även uppdateras av andra orsaker, så det rekommenderas att alla registrerade går in nu som då och tittar om beskrivningen har ändrats.

Behandling av personuppgifter och registrets användning
Avsikten med registret är att samla in personuppgifter om Kenneldistriktets medlemsföreningars kontaktpersoner, enligt föreningslagen (503/1999) § 11, samt andra för Kenneldistriktets verksamhet nödvändiga uppgifter. Personuppgifterna samlas in för att man ska kunna sköta om kontakten till medlemsföreningarna, för givande av information och för fakturering.

Registrets informationsinnehåll
Till registret samlas enligt föreningslagen (503/1999) § 11 obligatoriska personuppgifter.
Uppgifterna kan vara namn- och adressuppgifter (telefonnummer, e-post, adress, osv.), födelsetid, kön, hemkommun och kontaktspråk samt föreningen hen representerar. Beträffande Kenneldistriktets förtroendevalda och andra funktionärer samlas även personbeteckningen samt kontonummer in för att kunna betala eventuell km-ersättning.

Insamling av personuppgifter         
De personuppgifter som finns antecknade i medlemsregistret fås av medlemsföreningarna i samband med att medlemsföreningarna lämnar in den årliga verksamhetsrapporten till Kenneldistriktet.

Medlemsföreningarna ska i samband med inlämnandet av verksamhetsrapporten kryssa i vilka kontaktuppgifter som får publiceras på Kenneldistriktets webbplats.

Olika personuppgifter kan också samlas då du anmäler dig till och deltar i olika evenemang, skolningar, kurser, utställningar eller prov som Kenneldistriktet arrangerar.Om förtroendevalda samlas behövlig information direkt från personen i fråga.

Överlämnande av uppgifter
Personuppgifter överlåts inte till tredje part. Information överförs eller överlåts inte utanför EU:s eller Europas ekonomiska område.  

Vänligen observera att när det samarbetas med andra föreningar och organisationer till exempel med att arrangera evenemang, kan Kenneldistriktet överlåta anmälningsuppgifter även till de som deltagit i arrangerandet av evenemanget.

För att kunna genomföra informationshanteringen tekniskt eller operativt kan Kenneldistriktet överlåta en del av informationen till sina underleverantörer eller behandla informationen med hjälp av en teknisk förbindelse. Kenneldistriktet kan också ta hjälp av underleverantörer för behandling av information. Kenneldistriktet tillåter inte underleverantörerna att vidarebefordra information för andra ändamål.

Kenneldistriktet har rätt att använda eller överlåta information om det krävs enligt lag, för att skydda teknologin och för att försvara sig mot eller lägga fram rättsliga anspråk. 

Princip om skydd av registret          
Kenneldistriktet har förbundit sig att vidta ändamålsenliga åtgärder för att skydda personuppgifterna. Kenneldistriktets tekniska, administrativa och fysiska processer är planerade för att skydda personuppgifterna från försvinnande, dataintrång, överlåtelse, användning, förändring eller förstöring som sker av misstag, olagligt eller olovligt. Även om Kenneldistriktet ser till att dess system är skyddade kan det ändå inte garanteras att webbsidan, datasystemet eller dataöverföringen via internet eller via något annat offentligt nätverk är helt säkra.

Personuppgifter i pappersformat förvaras konfidentiellt, i ett låst utrymme hos registrets ansvarsperson. Elektroniska dokument finns på en dator och bakom användarnamn och lösenord. Elektroniskt medlemsregister finns i Finska Kennelklubbens system Omakoira, vilket finns bakom användarnamn och lösenord.

Granskningsrätt
Personer vars uppgifter finns i Kenneldistriktets register har själv kontroll över alla personuppgifter som ges. Om en person i något skede vill korrigera sina personuppgifter är det bara att kontakta oss. Dessutom har personer i vissa fall rätt att begära att dess personuppgifter tas bort ur registret. Alla har enligt lag rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna och förbjuda att egna personuppgifter behandlas.

Den person som finns i registret har rätt att få granska de uppgifter som finns om denna i registret, samt be att registerinnehavaren korrigerar felaktiga uppgifter. Begäran om granskning av uppgifter ska göras skriftligt till registerinnehavaren. För att utöva personens rättigheter identifieras en person separat för att uppfylla dennes begäran och för att säkra andra registrerades rättigheter.

Generellt besvarar Vasa Kenneldistrikt begäran senast inom 30 dagar från att den inlämnats.