Säännöt ja lomakkeet

Vaasan Kennelpiirin tietosuoja- ja rekisteriseloste             

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan 25.5.2018 alkaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) yhdessä tietosuojalain (1050/2018) kanssa, ja näitä noudatetaan myös Vaasan Kennelpiiri ry:n toiminnassa.         

Laatimispäivä 9.10.2019, päivitetty ja hyväksytty Kennelpiirin hallituksessa 21.1.2020

Rekisterinpitäjä
Vasa Kenneldistrikt r.f. – Vaasan Kennelpiiri ry.
https://www.kennelpiiri.fi/vasa/
+358 40 5625000
vkdsekreterare@gmail.com

Rekisterin vastuuhenkilö
Vaasan Kennelpiirin sihteeri
vkdsekreterare@gmail.com

Rekisterin pitämisen peruste
Jäsenyyssuhteen hoito, jäsenen suostumus sekä oikeutettu etu.
Rekisteriä tarvitaan kaikenlaiseen tiedotustoimintaan sekä yhdistys- ja jäsensuhteiden hoitoon Vaasan Kennelpiirissä (myöhemmin Kennelpiiri). Rekisterin viedään tietoja jäsenten ja osallistujien hyväksynnällä.

Tietosuoja Vaasan kennelpiirissä
Kennelpiiri on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään käsittelemänsä tiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Kennelpiiri käsittelee (kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa) rekisterissä olevia henkilötietoja.

Kennelpiiri voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Myös lisätessämme tai parantaessamme palvelujamme saatamme tehdä tähän dokumenttiin muutoksia. Mikäli laajennamme palvelua ja pyydämme sinulta lisää henkilötietoja, kerromme uusista käyttötarkoituksista viimeistään tietojen keräämisen yhteydessä. Lisäksi voimme päivittää tätä selostetta myös muuten, joten suosittelemme, että käyt silloin tällöin vilkaisemassa, onko seloste muuttunut.

Henkilötietojen käsittely ja rekisterin käyttö
Rekisterin tarkoituksena on kerätä henkilötietoja Kennelpiirin jäsenyhdistysten yhteyshenkilöistä yhdistyslain (503/1999) § 11 mukaisesti, sekä muita kennelpiirin toiminnalle välttämättömiä tietoja. Henkilötietoja kerätään, jotta voidaan huolehtia yhteydenpidosta jäsenyhdistyksiin, tiedottaa ja laskuttaa.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään yhdistyslain (503/1999) § 11 mukaisesti pakolliset henkilötiedot. Tiedot voivat olla nimi- ja osoitetietoja (puhelin, sähköpostiosoite, postiosoite jne.), syntymäaika, sukupuoli, kotikunta ja yhteydenpitokieli sekä yhdistys, jonka edustaja henkilö on.
Kennelpiirin luottamushenkilöiden ja muiden toimitsijoiden osalta kerätään myös henkilötunnus sekä tilinumero, jotta mahdolliset kilometrikorvaukset voidaan maksaa.

Henkilötietojen kerääminen            
Jäsenrekisteriin merkityt henkilötiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä siinä yhteydessä, kun jäsenyhdistykset jättävät vuosittaisen toimintaraporttinsa Kennelpiirille.

Jäsenyhdistysten tulee toimintaraportin jättämisen yhteydessä ruksia mitkä yhteystiedot saa julkaista Kennelpiirin verkkosivuilla.

Eri henkilötietoja voidaan myös kerätä, kun ilmoittaudut ja osallistut erilaisiin tapahtumiin, koulutuksiin, kursseille, näyttelyihin tai kokeisiin, jotka Kennelpiiri järjestää. Luottamushenkilöiltä kerätään tarvittavat tiedot suoraan kyseiseltä henkilöltä.

Tietojen luovuttaminen
Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle. Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Huomioithan, että tehdessämme yhteistyötä muiden yhdistysten ja organisaatioiden kanssa esimerkiksi tapahtumien järjestämisessä, voimme luovuttaa ilmoittautumistietosi myös muille kyseisen tapahtuman järjestämiseen osallistuneille.

Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Kennelpiirin alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Kennelpiiri voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Emme salli alihankkijoiden luovuttavan tietoja eteenpäin muuhun tarkoitukseen.

Kennelpiirillä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi.

Rekisterin suojaamisen periaatteet
Kennelpiiri on sitoutunut huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääkseen henkilötiedot turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme järjestelmiemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.

Paperimuodossa olevat henkilötiedot säilytetään luottamuksellisesti, lukitussa tilassa rekisterin vastuuhenkilön luona. Sähköiset dokumentit ovat tietokoneella, käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattuna. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Suomen Kennelliiton Omakoira-järjestelmästä, joka on myös käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattu.

Tarkistusoikeus
Henkilöt, joiden tiedot ovat Kennelpiirin rekisterissä, hallitsevat itse kaikkia luovuttamiaan henkilötietoja. Jos missään vaiheessa haluat korjata henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkistaa hänestä tässä rekisterissä olevat tiedot ja pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tiedot. Pyyntö tietojen tarkistamisesta on tehtävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tämän oikeuden käyttämiseksi tunnistamme sinut erikseen pyynnön toteuttamiseksi ja muiden rekisteröityjen oikeuksien varmistamiseksi.

Yleisesti tarkistuspyyntöihin vastataan viimeistään 30 päivän kuluttua pyynnön esittämisestä.